Gmail은 다수의 사용자에게 선택된 메일 서비스이다. 거기에는 당연한 이유가 있는데, 안전하고 사용하기 쉽고, 수신 트레이의 관리용으로 몇개의 표준 도구가 준비되어 있기 때문이다.
그래도 유감스럽게도, 수신 트레이가 골칫거리가 되어 버리는 경우는 있다. 제대로 정리가 되지 않거나 메일로 꽉 차 있으면 그럴 것이다.
그러한 수신 트레이의 관리에 애를 먹고 있는 사람은, 이번 기회에 어떻게든 해보지 않으시렵니까?
생산성을 높이는 Gmail 팁 8가지
1. 키보드 단축키 사용하기
키보드 단축키는, 컴퓨터를 사용하는 사람에게 있어서 정말 편리한 기능이다.
특히, 수신함이 관리에 있어서는, 그 실력에 필적하는 것은 없다. Gmail은 이동이라던가 서식설정 같은 굉장히 다양한 키보드 단축키가 준비되어 있다. 그 중에서 Make Use Of는 아래와 같은 단축키...
. Shift + I : 메일읽기
. 또는 Ctrl+Enter : 메일 보내기
. 또는 Ctrl+K : 링크 삽입하기
. C : 메일 작성하기
. / : 메일 검색하기
. D : 새로운 탭으로 메일 작성하기
. Ctrl+Shift+B : BCC 수신처 추가하기
2. 템플릿을 작성하기
매일 매일 똑같은 메일만 보내고 있는 사람은, 원본 메일 템플릿을 만들어 두자. 작업의 속도를 높일 수 있다.
템플릿을 작성하는 순서는 다음과 같다.
1)작성을 누른다
2)사용하고자하는 텍스트를 메일 필드에 입력
3)3점 도트의 아이콘>"회신정형문">순으로 클릭
4)"초안을 템플릿으로 저장">"새 템플릿으로 저장" 순으로 클릭
이것으로 완료. 그리고 "답장 정형문"> "템플릿 삽입" 순으로 클릭하여 정형문을 사용하면 된다.
3. 스레드를 뮤트한다
더 이상 참여하지 않은 메일 스레드가 있는 경우, 해당 스레드를 뮤트해 버린다. 뮤트하면, 해당 스레드에 이후 추가되는 메일은 받은 편지함에 표시되지 않는다. 또 뮤트해도, 이러한 메일은 "모든 메일"안에 저장된다.
스레드를 음소거 할 때는 음소거하고 싶은 스레드 안에서 3점 도트의 아이콘>음소거 순으로 클릭하기만 하면 된다.
4. 부재중 알림을 쓴다
여행의 경우에서도, 단지 데스크에서 벗어날 시간이 조금 필요한 경우에서도, "부재 알림 기능"을 꼭 활용하자.
이 기능이 켜져 있으면, 누군가 이메일을 보내오더라도 미리 설정해 둔 부재중 알림이 해당 사람에게 회신된다. 이것으로, 메일이 더 올 염려는 없다.
부재중 알림 기능을 온으로 하는 순서는 아래....
1)Gmail을 열고 "설정">"모든 설정을 표시"의 순서로 클릭
2)부재중 알림이 표시될때까지 스크롤
3)부재중 알림 On 옆에 있는 라디오 버튼을 고른다
4)기간 및 제목, 메시지를 입력. 마지막으로 변경저장을 클릭
5. 수신함의 레이아웃을 맞춤 제작하기
수신함을 잘관리하고 싶다면, 레이아웃을 커스터마이즈 하자.
예를 들어, 중요한 메일이 먼저 오도록, 아니면 읽지 않은 메일이 상단에 나열되도록 정렬할 수 있다. Gmail은 메일을 원하는 대로 표시할 수 있는 유연성이 있다.
레이아웃을 변경하는 순서는 아래...
1)설정을 연다
2)수신함의 종류가 표시될때까지 스크롤
3)사용하고 싶은 수신함의 종류를 선택
수신함 레이아웃의 종류는 다음과 같다.
. 중요한 메일 선두 : 받은 편지함이 "중요"와 "기타 메일"의 상하 2개로 분할된다.
. 읽지않은 메일을 선두 : 받은 편지함이 "읽지 않은 것"과 "기타 메일"의 2개로 분할.
. 별 부착 메일 선두 : 수신함이 "별 부착"과 "기타 메일"의 2개로 분할.
. 멀티 수신함 : 수신함내에 여러 섹션이 추가된다. 검색 오퍼레이터를 사용하거나 커스텀 라벨을 작성할 수 있게 된다.
. 우선함 : 받은 편지함이 여러 섹션으로 분할된다. "별 첨부"나 "중요", "읽지않음" 등, 어느 섹션을 표시할지 선택할 수 있다.
6. 필터 만들기
"특정의 메일을 자동으로 삭제하고 싶다", "별을 달아 중요한 메일을 보존하고 싶다"라고 하는 사람은, 필터를 작성하면, 그 밖에도 다양한 일을 할 수 있게된다.
그 순서는....
1)Gmail 검색바 중 우측에 있는 ▼ 아이콘을 누른다
2)윈도우내의 항목을 기입. 조건을 세세하게 지정해도 상관없고, 기본적인 것만해도 상관없다.
3)설정을 다 마치면, 필터를 작성을 클릭
4)필터의 동작을 선택하면(예를 들어, 특정 워드를 포함한 메일에 별을 붙일 수 있다), 필터를 작성을 클릭.
7. 다른 앱과 Gmail을 일체화
팀과의 매일 연락이나 프로젝트 관리 등에 앱을 몇개정도 사용하는 사람도 있을 것이다. 그러한 앱에는, Gmail과 일체화할 수 있는 것도 있다.
일체화하고 여분의 수고를 덜면, 생산성을 높일 수 있다. Gmail과 일체화할 수 있는 앱에는 다음과 같은 것들이 있다.
. Slack : 팀과 Slack으로 소통하는 사람들은, Slack 내에서도 Gmail을 사용해보자. 일체화되면 Slack으로 메일을 직접 보내서 대화를 나눌 수도 있다.
. Zoom : Gmail과 Zoom을 일체화하면 메일 내에서 미팅을 빠르게 진행하거나 바로 시작할 수 있다. 새창을 열 필요가 없다.
. Trello : Gmail과 Trelo를 일체화하면 수신함을 벗어나지 않고, Trelo 카드를 신규 작성할 수 있다. 메일을 체크하는 동안 중요한 작업을 간과해 버리는 일도 없어진다.
이것들은, 일체화할 수 있는 많은 사용예의 일부에 지나지 않는다. 작업을 자동화하고 싶으면 Gmail이 도와줄것이다.
8. 사용하지 않는 폴더("스팸메일" 등)를 숨긴다
수신함의 사이드바가 신구의 폴더로 가득차 버렸을 경우는, 사용하지 않는 폴더를 숨기고, 외형을 깔끔하게 하자.
폴더를 숨긴다고 해서, 그 안의 메일이 삭제되는 것은 아니다. 폴더만 숨겨질 뿐이다.
사용하지 않는 폴더를 숨기는 방법은....
1)설정>모든 설정을 표시 순서로 클릭
2)톱 메뉴에서 "라벨"을 선택
3)숨기고 싶은 폴더가 있으면, "숨김"을 클릭.
